Informatie voor het voeren van een break-out sessie

Wat leuk dat jij een break-outsessie verzorgd op Beton Event 2020! Op deze pagina staat meer informatie rondom het document wat jullie hebben gehad. Hier vind je enkele afbeeldingen, tips & tricks en een instructievideo.

 

Wegwijzer door de online beurs

Wij maken je graag alvast bekend met het systeem Hopin via de volgende instructievideo. In deze video wordt het evenement Real Estate Futureproof als voorbeeld genomen:
 

Belangrijk! Gebruik alleen Google Chrome of Firefox voor een optimale werking van het online eventplatform (geen Internet Explorer, Microsoft Edge of Safari)

Werkt je video en audio op je laptop? Test dit van tevoren.

Ga naar de link die je hebt ontvangen voor je event.

De break-out sessies komen 5 minuten van te voren online, je kunt ze dan pas zien. Echter is het wel slim om minimaal 15 min van te voren in te loggen zodat je rustig kan inloggen/rondkijken/tafel zoeken. Word je niet automatisch ingelogd, doe dit dan rechtsboven bij Log In. Belangrijk! Gebruik hetzelfde emailadres als tijdens je registratie/voorbereiding

Vanaf 5 minuten voor aanvang kan je de online beurs betreden via Enter Event. Was je al eerder op de pagina dan zie je ‘you’re in en ‘add to calander’ staan. Ververs deze dan vanaf dit tijdstip. Hierna kom je in de Lobby (hoofdpagina). Klik aan de linkerkant op sessions en daarna op de break-out sessie waaraan je gaat deelnemen.

Op het programma zie je op welk tijdstip je aan de beurt bent. 

Er kunnen 2 knoppen zichtbaar zijn: Participating of request permission. Wanneer je op participating kan klikken, klik daar op en je gaat direct live. Start precies op het in het programma aangegeven tijdstip. Zo verlies je geen kijkers.

Je kan een slide/presentatie tonen door je scherm te delen d.m.v. een icoon onderaan je scherm. Mocht er niks oppoppen, kijk dan links in je URL-balk of er schermdelen geblokkeerd zijn of controleer of je de browser Chrome of Firefox gebruikt.

Zet de chatfunctie op session. Gebruik deze chat om te communiceren met bezoekers die naar de breakout-sessie komen kijken. Hier kunnen ook vragen van bezoekers op binnenkomen. Deze mag je beantwoorden, maar dat hoeft niet. Je kunt ook later contact opnemen met de deelnemer die de vraag stelde aangezien je zijn contactgegevens kunt inzien tijdens de beurs. Wanneer er een rood puntje staat, is er nieuwe activiteit.

Bezoekers kunnen hier luisteren naar de break-out sessie en eventueel vragen stellen via de chat.

Wanneer je een tijd niets hoeft te zeggen, zet je microfoon dan uit, zodat er geen ruis ontstaat

Alle schermen hebben dezelfde grootte. Door te dubbelklikken kun je een scherm groter/kleiner maken. Dit is een persoonlijke instelling. De moderator en bezoekers zien dit niet. Zij kunnen hetzelfde doen voor zichzelf.

Aan het einde van de break-out sessie klik je op 'stop participating' om de uitzending te stoppen.

Stop op het in het programma aangegeven tijdstip. Attendeer de gespreksleider hier ook op.

Helpdesk: Heb je vragen, dan kan je deze stellen in de Helpdesk, deze kan je vinden in sessions. Open dit in een nieuw tabblad.

 

Tips en Tricks

• Bereid samen je break-out sessie goed voor, een online event is namelijk anders dan een offline event. Je ziet je publiek niet, dus denk na over hoe je dit publiek inspireert en boeit.
• Bespreek een topic die inspireert, en zorg dat je geen verkooppraatje houdt.
• Ondanks dat je tegen een scherm praat is er wel publiek: ga rechtzitten, zet een glimlach op en straal energie uit.
• Meld je aan met hetzelfde emailadres als bij de registratie.
• Promoot in je netwerk wanneer je sessie plaatsvindt, zodat je bezoekers trekt.
• Wanneer je camera aan staat in je eigen sessie, kunnen aanwezige bezoekers al meekijken. Houd hier rekening mee.